- تقسيم كار بين كاركنان دبيرخانه و مراقبت بر حسن انجام وظايف آنان .
- دريافت نامه ها ، بخشنامه ها و دستورالعمل هاي رسيده و تقسيم آن به قسمت هاي تابع اداره بر اساس اختيارا ت تفويض شده .
- تحويل پيش نويس نامه ها ، بخشنامه ها، نمونه برگ ها و دستور العمل ها به ماشين نويسي پس از امضا ي مقام مربوط .
- اقدام به منظور تطبيق پيش نويش ها با متن تايپ شده و رفع نواقص آن .
- اقدام به تكثير بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و نمون برگ ها و غيره پس از صدوردستور مقام مربوط با رعايت صرفه جويي .
- تطبيق رونوشت با اصل نامه ها و اسناد تأييد و گواهي آن ها .
- ارجاع نامه هاي ماشين شده به شهردار محترم يا معاون براي امضا بر حسب تفويض اختيار .
- پاسخگويي به سؤاالت مراجعان و انجام راهنمايي هاي الزم .
- تهيه پيش نويس مكاتبات الزم .
- نظارت مستقيم بر كار كاركنان دبيرخانه ، بايگاني ، ماشين نويسي و نامه رسانان برابر سازمان مصوب .
- انجام ساير امور ارجاعي در صورت لزوم.
- رعايت اصول و موازين اسالمي در انجام وظايف مربوط .
- تايپ نامه ها ، جدول ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و ... .
- تهيه رونوشت از نامه ها در صورت لزوم .
- مراقبت در حفظ و نگهداري از سيستم رايانه
- انجام ساير امور ارجاعي در صورت لزوم.
- دريافت نامه هاي وارده و صادره از مسئول دبيرخانه به منظور ثبت سيستمي.
- ثبت شماره ، تاريخ و خالصه نامه ها ، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام كننده .
- ثبت شماره نامه هاي وارده به منظور پيگيري هاي بعدي . - مراقبت در حفظ و نگهداري سيستم .
- تفكيك نامه هاي صادره و تحويل پيش نويس ها به بايگاني در اسرع وقت .
- ارجاع نامه هاي وارده به واحدهاي اداره در اسرع وقت.
- نوشتن دفاتر نامه رساني و انجام اقدامات مربوط به پست كردن نامه ها .
- تحويل دفاتر نامه رساني ، نامه ها ، بخشنامه ها ، دستورالعمل ها و غيره به نامه رسان بر اساس تقسيم كار .
- پاسخگويي به سؤالات مراجعان در ارتباط با وظايف محوله .
- انجام ساير امور ارجاعي مربوط در صورت لزوم.